Privacyprotocol

Aelbertsberg & Elswout (hierna te noemen de vereniging) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacyprotocol willen wij transparante informatie geven over hoe de vereniging omgaat met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De vereniging houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijkste wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de doelstellingen waarvoor deze zijn verstrekt (deze doelstellingen en persoonsgegevens zijn beschreven in dit document);
• verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die nodig zijn voor de doelstellingen waarvoor deze zijn verstrekt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming indien nodig voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren;
• een protocol hebben opgesteld hoe om te gaan met een datalek en de meldplicht hiervan.

De vereniging is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons privacyprotocol vragen heeft, kunt u contact opnemen met de contactgegevens onderaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden uitsluitelijk door de vereniging verwerkt ten behoeve van administratieve doeleinden, te weten:

• communicatie over de vereniging en uitnodigingen voor evenementen van de verenging;
• automatische incasso van de jaarlijkse contributie indien daarvoor een machtiging is afgegeven door het lid.

Voor de bovenstaande doelstellingen kan de vereniging de volgende persoonsgegevens van leden vragen en verwerken:

• Aanhef
• Voorletters
• Voornaam
• Tussenvoegsels
• Achternamen
• Adresgegevens *
• Telefoonnummer *
• E-mailadres *
• Bankgegevens *

De gegevens met een asterisk (*) zullen uitsluitend gebruikt worden ten behoeve van administratieve doeleinden en zijn dan ook niet te vinden op (het besloten gedeelte van) de website van de vereniging.

Deze gegevens worden door de vereniging opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van het lidmaatschap. Wanneer het lidmaatschap eindigt zal de vereniging de gegevens met een asterisk (*) direct verwijderen opdat er geen communicatie of incasso meer kan plaatsvinden. Enkel de naam van het lid en de datum van beëindiging van het lidmaatschap zullen bewaard blijven om aan te kunnen tonen dat het lidmaatschap opgezegd is.

Foto’s zijn ook persoonsgegevens en vallen onder dit privacyprotocol. Bij deelname aan evenementen van de vereniging geeft u toestemming dat foto’s van het evenement gepubliceerd mogen worden op de website van de vereniging.

Verstrekking aan derden

Wij kunnen uw gegevens aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maakt de vereniging gebruik van een derde partij voor:

• het drukken van de jaarlijkse nieuwsbrief;
• het verzenden van e-mails;
• het innen van de contributie.

Deze derde partijen (verwerkers) zijn gebonden aan (Europese) wetgeving en verwerkersovereenkomsten om de beveiliging van uw
persoonsgegevens te waarborgen.

De vereniging geeft geen persoonsgegevens door aan partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten, tenzij wij worden verzocht gegevens aan te leveren op grond van een wettelijke verplichting en wij op grond van die wettelijke verplichting de gegevens moeten verstrekken.

Bewaartermijn

De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of op grond van de wet vereist is.

Beveiliging

De vereniging heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen
onrechtmatige verwerking. Zo hebben we onder andere de volgende maatregelen genomen:

• alle personen die namens de vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• de website is enkel toegankelijk via een beveiligingde verbinding (TLS 1.2 met 256-bits sleutels) zodat persoonsgegevens die overgedragen worden via formulieren op de website niet onderschept kunnen worden door derden;
• er worden periodiek van persoonsgegevens back-ups gemaakt, die enkel toegankelijk zijn voor personen die namens de vereniging van uw gegevens kennis kunnen nemen, om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voorgenoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct met ons contact op te nemen. Komen wij er samen niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van dit privacyprotocol nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op.

Contactgegevens

Aelbertsberg & Elswout
Postbus 8
2050 AA, Overveen
info@aelbertsberg.nl